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Dokumentenmanagement - Workflow - Archivierung
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Wozu ein digitales Archiv?

Sie ...
... haben Schränke voller Aktenordner, die ganze Zimmer füllen?
... benötigen morgen alle Dokumente zu einem Vorgang, der zwei Monate zurückliegt?
... bewältigen täglich Ein- und Ausgänge von Post und Waren?
... suchen ganz dringend ein Dokument, und der zuständige Mitarbeiter ist nicht erreichbar?
... arbeiten regelmäßig mit mehreren Kollegen an den gleichen Dokumenten?
... schicken Umlaufmappen immer in der gleichen Reihenfolge an Ihre Mitarbeiter?
... verteilen des Öfteren Kopien mit aktuellen Informationen in Ihrer Firma?
... bearbeiten wiederkehrende Aufgaben oder müssen
zu festgelegten Zeitpunkten Aufträge ausführen?
... erstellen steuerlich relevante Dokumente digital?

Sie haben eine oder mehrere Fragen mit JA! beantwortet? Dann können Sie ...
... Platz und Arbeitszeit sparen, indem Sie Ihre Dokumente scannen und digital verwalten.
... Zeit und Arbeitskraft sparen, wenn Sie in Sekunden mit gezielter
Schlagwortsuche auf alle Dokumente für Ihre Präsentation zurückgreifen können.
... Zeit und überflüssige Fragen sparen, indem Sie alle Vorgänge sinnvoll
verwalten und berechtigten Mitarbeitern einen schnellen Zugriff gestatten.
... Zeit und Nerven sparen, indem Sie über die Volltextsuche
nach einem Begriff auf diesem Dokument suchen lassen.
... Zeit und Ärger sparen, wenn Sie Änderungen an Dokumenten
mit der Versionskontrolle einfach nachvollziehbar machen.
... Geld und Papier sparen, indem Sie aus Ihren
Umlaufmappen elektronische Arbeitsabläufe machen.
... Geld sparen und Informationsverlust vermeiden, indem Sie
aktuelle Informationen allen Mitarbeitern zentral zur Verfügung stellen.
... sich von ELO durch die Wiedervorlagefunktion an Ihre Termine erinnern
und gleichzeitig die dafür notwendigen Dokumente anzeigen lassen.
... Ihre digital erstellten steuerlich relevanten Dokumente,
wie gesetzlich gefordert, revisionssicher digital archivieren.

Und warum ELO?
Sie archivieren Ihre Informationen und Ihr Wissen
und können immer und schnell darauf zugreifen.
Da sie immer auf Ihr Wissen zurückgreifen können,
können sie eine intensivere Kundenbindung aufbauen.
Sie sparen Archiv- und Büroflächen und damit Geld.
Sie sparen Zeit.
Durch die Umsetzung des klassischen Ablageprinzips: Archiv, Aktenschrank, Ordner,
Register kann mit der gewohnten Ablagestruktur und einem geringen Einarbeitungs-
und Schulungsaufwand effektiv und zügig gearbeitet werden.
Damit Sie Platz, Zeit und Aufwand sparen können, bieten wir Ihnen
eine aufgabenbezogene Lösung für Ihr spezielles Unternehmen.


Die Produkte

ELOoffice
... für das private Büro, für Freiberufler und kleine Firmen mit weniger als 10 Mitarbeitern und einer überschaubaren Dokumentenanzahl.

ELOprofessional
... für kleine bis mittelständische Unternehmen, die vielleicht Mitarbeiter im Außendienst beschäftigen, die komplexe Arbeitsabläufe und dynamische Geschäftsprozesse vereinfachen möchten, bieten wir eine firmenangepasste Lösung mit der Integration von vorhandenen Softwaresystemen.

ELOenterprise
... eine leistungsfähige Gesamtarchitektur für anspruchsvolle Aufgaben in Konzernen.

ELOgovernment
... eine Lösung für die Verwaltung von Kommunen, die eine schnelle Aufgabenbewältigung durch effiziente Vorgangsbearbeitung ermöglicht.

Interessieren Sie sich für einen Lösungsvorschlag für Ihr Unternehmen, bieten wir Ihnen eine Beratung anhand Ihrer Firmenstruktur, Ihrer Firmenaufgabe sowie Ihrer Vorstellungen und Ideen. Nach der Feststellung Ihres Anforderungsprofils werden Kosten-, Nutzen-, Schnittstellen- und Sicherheitsaspekte mit Ihnen besprochen, so dass wir eine auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Komplettlösung mit Workflow bereitstellen können.

Sie werden kein papierloses Büro erreichen, aber durch Zeit- und Aufwandseinsparungen eine Verbesserung Ihres Tagesgeschäfts erleben. Die eingesparten Faktoren können Sie für neue Projekte sinnvoll einsetzen und damit Ihr Unternehmensprofil erweitern und neue Märkte erobern.


Produktbeschreibung ELOprofessional

Die einzelnen ELO-Versionen ähneln sich in ihrer Benutzungsoberfläche, haben jedoch einen unterschiedlichen Funktionsumfang. Sie sind kompatibel, so dass sie eine einfache Systemumstellung ermöglichen, um beispielsweise von ELOoffice auf ELOprofessional umzustellen.

Die grundlegenden Funktionen von ELOprofessional ergeben sich zum Teil aus der zu grunde liegenden Client-/Server-Architektur. Das Archiv wird auf einem Server für alle Nutzer (Clients) zur Verfügung gestellt. Die Nutzer können dann an ihrem Arbeitsplatz die Dokumentenablage und -bearbeitung vornehmen. Arbeiten mehrere Mitarbeiter an den selben Dokumenten, wird über den CheckIn-/CheckOut-Mechanismus eine Versionsverwaltung aller Dokumente sichergestellt.

Als Archivserver kann ELOprofessional auf einen MS-SQL-Server 7.0 oder eine Oracle DB 8.x zurückgreifen. Über die Volltext-DB von fulcrum Technologies und der OCR-Software von Recognita wird dem Nutzer die Volltextsuche zur Verfügung gestellt. Die sichere Archivierung der Dokumente erfolgt auf optischen Speichermedien, wie zum Beispiel CD/DVD-R/RW oder Bändern.

Die Volltextsuche gehört zu den Suchmechanismen von ELOprofessional, die die Zugriffszeiten auf die Dokumente verringern und damit eine aufwändige Suche vermeiden helfen. Dies ist vor allem dann von Vorteil, wenn Dokumente oder Vorgänge gesucht werden, die zeitlich bereits eine Weile zurückliegen, oder deren Autor für Fragen nicht mehr zur Verfügung steht.

Mit der Bereitstellung aller Dokumente erreicht man ein sinnvolles Wissensmanagement, bei dem alle berechtigten Mitarbeiter einen Einblick in erforderliche Vorgänge haben. So kann zum Beispiel das "Schwarze Brett" einer Firma sinngemäß übertragen und als Ordner definiert werden. In diesem können dann Informationen hinterlegt werden, die alle Mitarbeiter erreichen sollen.

Archive, Ordner, Dokumente - jedem Element der Datenbank können Zugriffsberechtigungen zugeteilt werden. Ebenso können Dokumente mit Haftnotizen, Annotationen u.a. versehen werden. Dokumente, die auf Wiedervorlage gelegt werden, erinnern alle Beteiligten zum eintragenen Zeitpunkt an eine Aufgabe und legen die dafür notwendigen Unterlagen vor. Weitere Automatisierungstechniken können zum Beispiel bei der Ablage von Rechnungen etc. genutzt werden.

Sich ständig wiederholende Geschäftsprozesse, wie beispielsweise die immer gleiche Reihenfolge bei der Bearbeitung von Dokumenten, können in ihrem Arbeitsablauf in ELO abgebildet werden und stehen dann als Workflow zur Verfügung. Für jeden Workflow kann anhand der Reportfunktion immer der aktuelle Zustand des Vorgangs überprüft werden.

Werden Dokumente außerhalb des Firmennetzwerks benötigt, so können berechtigte Mitarbeiter per Internet-Gateway auf das Archiv zugreifen. Für Mitarbeiter im Außendienst bietet sich die Mobile Version von ELOprofessional an. Die dafür notwendige Dokumentensicherheit gewährt ELO durch die Nutzung von speziellen Prüfcodes und Verschlüsselungsverfahren.

Neben den Modulen, mit denen eine firmen- und aufgabenangepasste ELO-Umgebung gestaltet wird, können unterschiedliche Schnittstellen zur Zusammenarbeit mit anderen Programmen benutzt werden.

Wichtig !
Seit dem 16.07.2001 gelten neue gesetzliche Regelungen für die Erstellung und Handhabung von steuerlich relevanten Unterlagen.

Zusammenfassend:
"Digital erstellte steuerlich relevante Dokumente (kaufmännische Finanzbuchhaltungs- und Faktura-Daten) sind revisionssicher digital zu archivieren."

Nachzulesen sind die entsprechenden Regelungen in den GDPdU, den GoBS sowie in den Gesetzen der Abgabenordnung und dem HGB.


Aktuelles - Downloads - Links

Infomaterial zu den ELO-Versionen
Infobroschüre ELOprofessional elo_professional.pdf 22.03.2005 156 KB
Infobroschüre ELOenterprise elo_enterprise.pdf 22.03.2005 906 KB
Infobroschüre ELOgovernment elo_government.pdf 22.03.2005 97,9 KB
Infobroschüre ELOprofessional 5.0 - Neues elo_professional_50_neues.pdf 12.09.2005 94 KB
Infobroschüre ELOoffice elo_office_60.pdf 12.09.2005 208 KB

ELO Digital Office im Netz
www.elo-digital.de
ELOoffice

Informationen zu wichtigen Steuergrundlagen
Grundsätze zum Datenzugriff und zur
Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
elo_gdpdu.pdf 22.03.2005 106 KB
Grundsätze ordnungsmäßiger
DV-gestützter Buchführungssysteme
gobs.pdf 22.03.2005 47,2 KB
Verordnung zur digitalen Signatur
(Signaturverordnung - SigV)
sigv.pdf 12.09.2005 28 KB
Abgabenordung (AO)
(siehe §146, §147, §148, §200)

HGB (siehe §37a, §125a, §238, §239, §257)


Kontakt

Sie haben Interesse an Informationen zu ELO? Dann teilen Sie uns doch bitte ein paar Daten zu Ihrem Unternehmen und Ihre vielleicht schon existierenden Vorstellungen in einer kurzen Mail mit.

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